UWAGA! Dostępna jest nowa wersja wpisu dotyczącego Trello. Znajduje się ona na nowej wersji bloga. TUTAJ
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jakiś czas temu (dość dawno temu) opisałem narzędzie Trello - prywatny organizer. Obiecałem powrócić do niego i przedstawić parę dodatkowych opcji, które odkryłem przy okazji ostatniego, przydługiego posta.

Dziś trochę krócej, bo jednak a) temat nie jest tak obszerny jak początkowo sądziłem, b) siły przeznaczone na napisanie tego posta, zostały spożytkowane (stracone?) na nową szatę graficzną. Mam nadzieję, że jest choć ciut bardziej przejrzysta/przyjemna dla oka.

Wracamy do tematu - Trello, czym jest każdy wie, a jak nie wie to zapraszam do poprzedniego postu.
Dziś pora na jego ulepszacze (power-ups).

Po prawej stronie aplikacji mamy menu, a po jego rozwinięciu ukazuje się nam taki widok:

Pokrótce opiszę (przetłumaczą na polski) wszystkie z listy (polecam przeskoczenie):

• Power-Ups - wspomniane już ulepszacze, więcej o nich za chwilę,
• Labels - etykiety, każdemu zadaniu możemy nadać etykietę - kolor+nazwa, dzięki czemu możemy potem łatwiej się odnaleźć (odfiltrować zadania),
• Stickers - naklejki, które przeciągamy na stworzone zadania, brak sensownego zastosowania, taki bajer - na planowaną operację serca można sobie ustawić serce - funkcjonalność zdecydowanie wizualna,
• Filter Cards - tutaj właśnie przydają się między innymi wyżej wspomniane etykiety, ale szukać możemy również po słowach kluczowych zawartych w zadaniach, składowych zadań itp.
• Archiwed Items - tutaj znajdują się wszelkie stare zadania, które zdjęliśmy już z tablicy,

• Change Background - zmiana tła,
• Email-to-board Setting - ustawienia email'a tablicowego - wysyłamy odpowiednio sformatowanego maila i otrzymujemy na tablicę nowe zadanie - bez wchodzenia na stronę aplikacji,
• Subscribe - powiadamianie o wszelkich zmianach na tablicy,
• Copy Board - skopiowanie całej tablicy, łącznie z zadaniami, etykietami itp.
• Share, Print, and Export - opcje drukowania, link do tablicy oraz eksport tablicy do formatów JSON oraz CSV,
• Additional Settings - zmiana ustawień grupy uprawnionej do oglądania/zmieniania tablicy, wysyłanie zaproszeń do tych grup, itp.
• Close Board - zamknięcie tablicy - nie będzie ona już widziana z poziomu tablic, ale można w każdej chwili ja przywrócić - otworzyć na nowo.

Powrót do tematu. Okienko z polepszaczami wygląda tak:

Nie za dużo, trzy opcje: głosowanie, starzenie się kartek i kalendarz. Starzenie się kartek jest dodatkowym "bajerem" graficznym - poprzez wygląd kartek, pokazuje jak dawno nie były one ruszane. Im dłużej - tym mniej widoczna/ bardziej zniszczona kartka.
Głosowanie - powodu dla którego istnieje ta funkcja nie znam, ale ot, jakby się komuś chciało, to może wśród grupy posiadającej tablicę zarządzić głosowanie. Jeszcze przeżyłbym to bez zbędnego komentarza, gdyby wyglądało to jak np. na facebooku, ale nie. Tu możemy głosować jedynie na zadania. Żadnego wyboru. Albo dajesz łapkę w górę zadaniu, albo nie. Ot taki wyraz głębokiego szacunku dla jego twórcy. Możemy na siłę dorabiać temu uzasadnienie - np. że im więcej "lajków", tym większy priorytet ma zadanie, ale wg mnie już lepszym systemem jest nadawanie tym zadaniom etykiet w tym celu. No nic. Jak ktoś zechce to skorzysta.
Ostatnim i chyba jedynym powodem tego posta jest opcja kalendarza. I co tu się dużo rozdrabniać. Generujemy link do kalendarza, wklejamy do dowolnego obserwera kalendarzy (np. google calendar) i od tej pory mamy system powiadomień jaki lubimy (ja dostaję pop-upy, sms-y i alarmy - tak żeby na pewno nie przegapić zadania :) )

Jedyne co wystarczy zrobić to w zadaniach ustawić deadline zadania:

I tutaj kończy się, najnudniejszy chyba post jaki do tej pory poczyniłem.
A poczyniłem go głównie po to, aby się pochwalić nowym designem.
Ale nie pochwalę się nim przy okazji tego postu, bo post bez polotu. Jak i te funkcjonalności...

Myliłem się pisząc ostatnim razem, że będzie o czym pisać...

A jeśli dotrwałeś dotąd drogi czytelniku to zazdroszczę, bo ja sam ledwo co tutaj dotrwałem. Czekam na lepsze czasy. Lepszy temat.

Póki co czytam Getting Things Done polecone przez Pawła, więc jak skończę pewnie zapragnę podzielić się paroma spostrzeżeniami. A póki co czeka tyle nieskończonych zadań... Priorytet - skleić materiał na płytę, która da mi sławę i bogactwo. Dwa - skończyć dawno temu porzucone opowiadanie - sława i bogactwo ponownie. Trzy - co mnie to obchodzi skoro będę już sławny i bogaty, będę wtedy robił na co będę miał ochotę.

UWAGA! Dostępna jest nowa wersja wpisu dotyczącego Trello. Znajduje się ona na nowej wersji bloga. TUTAJ

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kilka dni temu koledzy w pracy dowiedzieli się o moim blogu. Poza ksywą "bloger" otrzymałem również pozytywny feedback (przepraszam za angielską korpo-mowę, ale naprawdę nie wiem jakie inne słowo mógłbym wstawić). I to od ostatnich osób, od których bym się tego spodziewał.

Jednym z autorów uwag był Adam. Od niego usłyszałem dwa hasła, z których jedno jest dzisiejszym tematem. Drugie to technika pomodoro. Zainteresowanych odsyłam na pomodorotechnique.com. Postaram się ją również opisać w najbliższym poście.

Ale dosyć - przydługiego już - wstępu. Tematem dzisiejszego wywodu jest kolejne narzędzie, które ma pomóc w zwiększaniu efektywności - Trello.

W jednym z poprzednich postów (Co ja miałem... - czyli (...)), korzystałem z prostego narzędzia do zapisywania zadań - googleTask. Trello jest takim googleTask do kwadratu... Przemnożonym przez dziesięć... I dodanym do tysiąca.

Konkrety:
Wchodzimy na stronę trello.com, klikamy sign up i widzimy typowe okno rejestracji.

Większość aplikacji internetowych rozpieszcza nas możliwością zalogowania przez facebooka, tweetera, naszą klasę, czy co tam jeszcze jest... Twórcy Trello tutaj trochę zostali w tyle, bo dają nam jedynie możliwość zalogowania przez konto google'a. No nic. Ja i tak zawsze korzystam z konta google. Kilka kliknięć i pojawia się lista naszych tablic.
Twórcy dostarczyli nam swoją przykładową tablicę, ale nie będę się na niej skupiał. Przejdę od razu do tworzenia nowej.

Tworząc nową tablicę, podajemy jej nazwę i ustalamy czy ma być ona: prywatna, publiczna czy organizacyjna (należąca do organizacji - współdzielona).
W skład tablicy wchodzą karty zadań i listy z nich zbudowane. Dodanie nowych to tylko kliknięcie i zatwierdzenie.
Jeśli nasza tablica jest w trakcie rozbudowy i uzmysłowimy sobie, że część zadań powinna być na innych listach, to żeby to zrobić, wystarczy je przeciągnąć.

Po stworzeniu kilku list i zadań tablica wygląda mniej tak:

Każde z zadań możemy edytować, dodawać opisy, komentarze, kamienie milowe, zakładki, linki, aktywności, itp. itd.:

Aby pozbyć się zadania z listy, należy je archiwizować. Możemy archiwizować pojedyncze zadania, wszystkie zadania na liście, a także całe listy:

Aby odzyskać zarchiwizowane zadanie, należy z paska po prawej wybrać menu, a stąd Archived Items:

To chyba na tyle jeśli chodzi o główne funkcjonalności Trello. Narzędzie jest całkiem rozbudowane i proste w obsłudze. Ja w przykładowej tablicy zrobiłem sobie listę TODO, ale nikt Ci nie zabrania stworzenia tablicy plusów-minusów (tablica "bycie prokrastynatem", lista "plusy", lista "minusy"), rozkładu jazdy (tablica "rozkłady" z listami: "tramwaje", "autobusy", "pociągi"), a nawet z oczekującymi na ciebie rozrywkami (tablica rozrywki z listą filmów, z listą spektakli teatralnych do obejrzenia...). To zależy tylko od Twojej kreatywności. Swoją drogą chętnie poznałbym jakieś inne pomysły na zagospodarowanie takiej tablicy.

Zdaję sobie sprawę, że nie wyczerpałem całego, rozbudowanego tematu jakim jest Trello. Tutaj też miałem zakończyć, ale odkryłem powyższe menu, będące genialną wisienką na tort. A pozostały jeszcze tablice współdzielone. Ale to już nie dziś.

Na koniec. W Trello istnieje również wersja gold, ale różni się ona od podstawowej (wg tego co autorzy napisali) jedynie maksymalną wielkością załączników, oraz dodatkowymi emotikonami. Z jednej strony - cieszy mnie to bo zbyt wiele nie tracę. Z drugiej zaś obawiam się, że może się to zmienić.

No właśnie... Ile to razy zdarzyło się wam, że zapomnieliście o czymś zrobić? Mi się to zdarza nagminnie. Co prawda moja pamięć nie należy do tych najlepszych, ale niech pierwszy rzuci kamieniem ten, który nigdy nie zapomniał czegoś zrobić.

Zawsze wychodziłem z założenia - "zrobi się", "zapamiętam", "przecież to oczywiste". Jeśli od czasu do czasu zdarza się i Tobie tak powiedzieć/pomyśleć, to jesteś w błędzie. Nie zrobi się, nie zapamiętasz i to, że teraz jest to oczywiste nie oznacza tego, że będzie, kiedy się za to weźmiesz.

Co z tym począć? Coś czego nie cierpię z zasady, bo wydaje się takie prostackie... Zapisać to zadanie.

Gdzie?

Gdziekolwiek!!! Na kartce samoprzylepnej, na karce przyczepionej magnesem, w dokumencie komputerowym, w swoim różowym pamiętniki, w zeszycie. Warunkiem jest żeby Twoje zapiski były zawsze w tym samym, widocznym miejscu i wiesz gdzie to miejsce się znajduje.

Co nam to daje?

Wiele. Po pierwsze - zapamiętamy (a raczej kartka/internet za nas zapamięta) i będziemy mogli do tego wrócić w dowolnej chwili. Po drugie - możemy takie zapisane zadania spriorytetyzować i wykorzystać w późniejszym planowaniu. Po trzecie - możemy je wyrzucić po zakończeniu. A nic nie sprawia takiej frajdy jak zrzucenie z siebie ciążącego balastu i obserwowanie jak odpływa w blasku zachodzącego słońca gdzieś, gdzie go już nigdy nie spotkamy.

Zadania powinniśmy tworzyć jako małe cele. Np. przeczytam rozdział książki, zrzucę kilogram. Tworzenie małych zadań daje nam tę przewagę, że na ich podstawie możemy obserwować postępy zadań większych, a są łatwiejsze w wykonaniu. Np. zapisując swoją codzienną wagę i obserwując, jak spada (np. na wykresie - wykresy zawsze są dobre :D ), zyskujemy coś w rodzaju nagrody za pracę i dalszą motywację - bo wiesz, że możesz.

A co, jeśli zadanie jest tak małe, że nie ma sensu go zapisywać? Odp: Jeśli nie ma sensu go zapisywać, to czy jest sens czekać z jego wykonaniem? Czy zrobienie go zajmie Ci więcej niż 2 minuty? Jeśli nie - zrób to. Jeśli tak - zapisz. W innym przypadku możesz zapomnieć i bić się ze sobą, że miałeś coś zrobić, a nie wiesz co. I co więcej, możesz nie pamiętać, że było to nieistotne, a wtedy wkrada się stres. A przecież nie lubisz stresu... :)

Dobrze, dobrze... Wszystko w teorii pięknie ładnie, ale jak się ma do tego praktyka... Przecież po pierwszych dwóch zadaniach pewnie mi się znudzi i przestanę to obserwować.

No i tu jest największy mankament... Bo tego musisz chcieć. Musisz sobie zdać sprawę, że tego potrzebujesz. Jeśli nie zdasz sobie sprawy, to pragnę Cię poinformować, że te minuty poświęcone przez Ciebie na przeczytanie powyższego zostały bezpowrotnie stracone. :) Grunt w walce z prokrastynacją to zdawać sobie z niej sprawę.

Zaraz, zaraz, powiesz pewnie. Tyle tekstu... Żadnych obrazków, żadnych narzędzi komputerowych? Coś jest nie tak...

Muszę Cię rozczarować... Obrazków nie będzie (poza tą fotą wyżej - miały być stickery, ale brak)

Co do narzędzia do zadań - ja osobiście używam do tego google calendara (wśród kalendarzy jest również lista zadań) i aplikacji google task (tutaj), bo daje mi to możliwość śledzenia tych zadań w każdym miejscu i na każdej platformie. Smartphone jest u mnie zawsze zsynchronizowany, tak samo chrome na różnych komputerach (wymagane konto googla). Oczywiście możesz też zawsze korzystać ze strony kalendarza. Nie potrzeba do tego dodatkowych narzędzi - ja traktuje je po prostu jako skróty.

No to chyba tyle na dziś, jeśli chodzi o planowanie zadań. Jeśli w poście widzisz jakieś nieścisłości, uważasz, że temat nie został wyczerpany(słusznie), bądź masz inne pytania/uwagi - zostaw komentarz/napisz maila, spróbuję rozwiać Twoje wątpliwości.

Następnym razem postaram się zamieścić opis pewnego narzędzia do chroma, które ograniczy nas w trochę bardziej systematyczny sposób niż omawiany ostatnio stayFocused.
A tymczasem - rób, co masz robić.