Prokrastynat

Czy otwierając pocztę email, za każdym razem przeraża Cię liczba nieprzeczytanych maili?

Czy później i tak większość odhaczasz bez czytania?

Jeśli Twoja odpowiedź, na któreś z tych pytań, brzmi tak (albo masz za dużo czasu/nie masz co robić) to zapraszam do przeczytania posta.

Z góry uprzedzam, że post będzie w całości poświęcony uporządkowywaniu google'owego maila. Większość funkcji, które przedstawię jest jednak obecna we wszystkich klientach pocztowych (Outlook, Thunderbird, etc.).

Na początek - funkcja w gmailu dostępna stosunkowo od niedawna, czyli karty:

Inteligentna segregacja maili jest pomysłem świetnym - i jeśli kategorie społeczność/powiadomienia/fora/oferty Ci wystarczają, to nie ma sensu brnąć w ręczną konfigurację. Skorzystaj z tego co oferuje google i powróć tu po więcej jeśli okaże się, że to jednak Ci nie wystarcza.

Jeśli natomiast chcesz tak jak ja mieć większą ilość kategorii, to przykro mi, ale musisz się pomęczyć...

Na początek zastanów się, na jakie kategorie chcesz pogrupować maile.

Jeśli jesteś freelancerem/prowadzisz małą firmę zapewne potrzebujesz zakładek jak "zlecenia" czy "spotkania" w których kontrahenci/współpracownicy będą wysyłać ci ich streszczenia.

Jako, że firmę tą założyłeś równolegle idąc na studia to potrzebujesz jeszcze zakładki "studia".

Kiedy już zbierzesz w myślach kategorie na jakie chcesz podzielić swoje maile, wybierz  ustawienia/settings  z menu rozwijanego z koła zębatego w prawym górnym rogu. Z zakładek wybierz etykiety/labels. Powinno Ci się pojawić okno podobne do tego:

Przycisk Utwórz nową etykietę/Create new label chyba mówi sam za siebie.

Po dodaniu wszystkich chcianych etykiet pora na udrękę. Czyli ustawienia filtrów.

Te możemy zdefiniować na dwa sposoby:

1. Z poziomu dowolnego odebranego maila.
2. Z poziomu zakładki Filtry/Filters w ustawieniach.

Sposób pierwszy:

1. Otwieramy maila, który powinien automatycznie trafiać do jakiejś zakładki.
2. Wybieramy - z rozwijanego menu - opcję Filtruj wiadomości tego typu/Filter messages like this
3. I prawdopodobnie pojawi się okienko filtru z uzupełnionym odbiorcą:
   
4. Jako, że często chcemy odfiltrować wszystkie maile z domeny, to zamiast ustawiać tak dla każdego odbiorcy, ustawiamy * w miejscu, w którym może się pojawić dowolny tekst. W poniższym przypadku zostaną odfiltrowane wszystkie maile z domeny prokrastynat.com: ja@prokrastynat.com, ty@prokrastynat.com, itp.
5. Zatwierdzamy tworząc i ukazuje się nam okienko akcji:
   
6. Zaznaczamy Zastosuj etykietę/Apply the label i wybieramy nas interesującą. Wg uznania zaznaczamy pozostałe opcje - polecam opcję archiwizacji, dzięki niej maila który trafia do jakiejś kategorii nie będziemy dodatkowo mieli w inbox'ie.

Sposób drugi:

1. Otwieramy zakładkę filtrów w ustawieniach.
2. Wybieramy przycisk Utwórz nowy filtr/Create new filter
3. Robimy to co w sposobie pierwszym - z wyłączeniem tego, że google nic nam sam nie uzupełnia.

Całą procedurę powtarzamy aż nam się znudzi, dopóki nie będziemy mieli maili pogrupowanych według naszego własnego widzimisię.

Po walce ukazać się nam powinno coś w tym stylu:

Od tej pory łatwiej, mam nadzieję będzie Ci się poruszać po mailu.
A jeśli nie to i tak warto. Choćby dla opcji "Wiele skrzynek odbiorczych(multiple inboxes)" dostępnej w laboratorium gmaila. Ale o tym przy najbliższej okazji.